Assistent*in (m/w/d) im Personalrat der Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung

INTERNE AUSSCHREIBUNG

Im Personalrat der Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech24668

Start: nächstmöglich
Teilzeit 50 %
Vergütung nach E9a TV-L
befristet

Der Personalrat ist die erste Anlaufstelle bzw. die Vertretung für die Belange der Beschäftigten in Technik und Verwaltung der Universität.

Zu Ihren wesentlichen Aufgaben als Assistent*in (m/w/d) gehören:

Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und Besprechungen des Personalrates inkl. Protokollführung (40 %)
- Mitwirkung bei der Bearbeitung von Personalratsvorlagen
- Systematisieren, Organisieren und Verwalten der elektronischen Ordnerstruktur / Aktenablage
- Terminmanagement, Wiedervorlagen
allgemeine Sekretariatsaufgaben (25 %), z. B.
- verwaltungsmäßige Betreuung des Büroteams und des Gremiums
- Nachhalten des Mittelabflusses im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel
- Beschaffungsmaßnahmen, Buchung von Fortbildungen und Dienstreisen
Rechercheaufgaben zu themenspezifischen Hintergrundinformationen / Einholen und Aufbereiten von relevanten Daten als Entscheidungsgrundlage für das Gremium (20 %)
Anlaufstelle des Personalrates, insbesondere Erstkontakt und Vermittlung an die einzelnen Personalratsmitglieder bei Fragen der Mitarbeiter*innen (10%)
Betreuung der Homepage / des Internetportals des Personalrats (5%)

Die/Der zukünftige Stelleninhaber*in soll sich vertieft in die bereits laufende Umstellung der Personalratsarbeit auf digitale Bereitstellung von Dokumenten einarbeiten und sich dort besonders engagieren.

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, o.ä.)
vertiefte Erfahrung in der Führung eines Sekretariats oder in der Assistenz an verantwortlicher Stelle
Erfahrungen im Umgang mit digitalisierten Prozessen
sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen sowie versierter Umgang mit Internet-Tools und moderner Informationstechnologie
Fähigkeit zum selbstständigen, sorgfältigen und strukturierten Arbeiten sowie Organisationsgeschick
ausgeprägte Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit
Verantwortungsbewusstsein, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit
sozial sensibles und kompetentes Verhalten im Umgang mit Menschen, auch in schwierigen Lebenslagen

Das wünschen wir uns

Erfahrungen mit der Umstellung auf digitale Verwaltungsprozesse
Erfahrung in der Pflege einer Homepage (Kenntnisse des CMS Roxen)
Kenntnisse in SAP-SRM
Vertrautheit im Umgang mit rechtlichen Bewertungen und deren Recherche

Vergütung nach E9a TV-L
befristet 31.05.2026 (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG)
Teilzeit 50 %

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 02.01.2025

Kontakt
Bastian Doht
0521 106-4216
bastian.doht@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Dezernat Personal und Organisation
Laura Spilker
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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