INTERNE AUSSCHREIBUNG
Im Referat Forschung und Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL sind bis zu 1,5 Stellen zu besetzen: 
Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Promotions- und Habilitationsbüro
Kennziffer: Tech24691
- Start: nächstmöglich
- Vollzeit/Teilzeit (Teilzeit möglich)
- Vergütung nach E9a TV-L
- unbefristet
An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit, an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Der Lehrbetrieb der Medizinischen Fakultät sowie des Universitätsklinikums OWL der Universität Bielefeld wurde im Wintersemester 2021/22 aufgenommen.
Als Stelleninhaber*in unterstützen Sie das Referat Forschung & Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL im Gebiet der akademischen Verfahren (Promotion, Habilitation). Sie begleiten und administrieren die Verfahren und fungieren dabei auch als Anlauf – und Kontaktstelle für Studierende, Promovierende und Habilitierende. Zudem unterstützen Sie im Team die Organisation und die Weiterentwicklung des Promotions- und Habilitationsbüros.
Wir bieten Ihnen daher eine vielseitige Aufgabe in einem interdisziplinären Team mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Gesprächskultur.
Als Stelleninhaber*in unterstützen Sie das Referat Forschung & Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL im Gebiet der akademischen Verfahren (Promotion, Habilitation). Sie begleiten und administrieren die Verfahren und fungieren dabei auch als Anlauf – und Kontaktstelle für Studierende, Promovierende und Habilitierende. Zudem unterstützen Sie im Team die Organisation und die Weiterentwicklung des Promotions- und Habilitationsbüros.
Wir bieten Ihnen daher eine vielseitige Aufgabe in einem interdisziplinären Team mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Gesprächskultur.
Ihre Aufgaben
- Promotions- und Habilitationsverfahren begleiten und verwaltungstechnisch abwickeln, dazu gehört:
- Studierende, Promovierende und Postdocs in der Antragstellung und während des Verfahrens beraten und unterstützen sowie Rückfragen der Zielgruppe beantworten
- Antragsunterlagen formal anhand der geltenden Regelwerke prüfen
- Sitzungsunterlagen vorbereiten
- Fristen überwachen
- Mündliche Prüfungen planen und organisieren
- Akten führen
- Veranstaltungen organisieren und begleiten, z. B. Informationsveranstaltungen, Lehrveranstaltungen (Promotionsprogramm), Tagungen und Vorträge
- die Administration im Promotions- und Habilitationsbüro unterstützen, dazu gehört:
- E-Mail-Postfach betreuen
- Vorlagen und Dokumente erstellen
- Homepage bearbeiten und pflegen
- Statistiken pflegen
- Prozesse und Abläufe dokumentieren
Unser Angebot
- Vergütung nach E9a TV-L
- unbefristet
- Vollzeit/Teilzeit (Teilzeit möglich)
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund), gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
- Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
Ihr Profil
Das erwarten wir
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann) mit mindestens einjähriger Berufserfahrung
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
- hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Organisationsgeschick und Einsatzfreude
- gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office)
- Gender- und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
- mehrjährige Berufserfahrung
- Erfahrung in der Hochschulverwaltung
- Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabenfeld
- Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs
- Englischkenntnisse
- Kenntnisse im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.
Bewerbungsfrist: 25.12.2024
Kontakt
Sabine Beiderwieden
0521 106-86501
sabine.beiderwieden@uni-bielefeld.de
Anschrift
Universität Bielefeld
Medizinische Fakultät OWL
Ramona Hanke
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld
Sabine Beiderwieden
0521 106-86501
sabine.beiderwieden@uni-bielefeld.de
Anschrift
Universität Bielefeld
Medizinische Fakultät OWL
Ramona Hanke
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.
Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.
Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit
vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.
