Assistent*in (m/w/d) der Rektorin

INTERNE AUSSCHREIBUNG

Im Rektorat ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech25210

Start: nächstmöglich
Vollzeit
Vergütung nach E9b TV-L
unbefristet

Die*Der Assistent*in der Rektorin bekleidet das Vorzimmer der Rektorin und organisiert schwerpunktmäßig ihre Termine. Neben der Organisation der Termine organisiert der*die Assistent*in der Rektorin auch die Veranstaltungen, zu denen die Rektorin einlädt wie die wöchentliche Rektoratssitzung, die Sitzungen der Senatskommission für Universitätsentwicklung unter der Leitung der Rektorin und den Wissenschaftspreis.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben
Verwaltungsmäßige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen der Rektorin
- Vor- und Nachbereitung der erforderlichen Sitzungen von Verwaltungsvorgängen der Rektorin
- Organisation von Veranstaltungen und Empfängen
- Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, zu denen die Rektorin bzw. das Rektorat einlädt (z. B. Jahresempfang der Rektorin, Treffen des Rektorats mit dem Fakultätsrat, Rektoratssitzungen
Finanzplanung und -überwachung
- Selbstständige laufende Überwachung der Kostenstellen und Ausgaben der Rektorin, des Kanzlers, der Prorektoren und des Referats der Rektorin

Vergütung nach E9b TV-L
unbefristet
Vollzeit

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
sicherer Arbeitsplatz
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
30 Tage Urlaub und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
mehrjährige Berufserfahrung in der Führung eines Sekretariats, vorzugsweise im Rektorat oder Dekanat
Erfahrungen in der Sachbearbeitung, insbesondere Personal und Finanzen
sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch
gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Englisch
sicherer Umgang mit dem Microsoft Office Paket, insbesondere dem Outlook-Kalender
Bereitschaft, sich in neue Software-Anwendungen einzuarbeiten
kommunikatives Feingefühl
Diskretion und Loyalität
strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
hohes Maß an Serviceorientierung
hohes Maß an Flexibilität und Bereitschaft, die Tagesaufgaben neu auszurichten
Bereitschaft und Fähigkeit im Team zu arbeiten
Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns

vielseitige Erfahrung in der Hochschulverwaltung
sehr gute Kenntnisse der Hochschulstrukturen, ihrer Gremien und Mitgliedergruppen
sehr gute Englisch-Kenntnisse

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 26.08.2025

Kontakt
Dr. Jana Steffmann
0521 106-88647
jana.steffmann@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Dezernat Personal und Organisation
Mirja Hartmann
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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