Teamassistent*in / Office Manager (m/w/d)

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Biologie ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech25230

Start: nächstmöglich
Vollzeit
Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet

Die Fakultät für Biologie ist eine der größten Fakultäten der Universität Bielefeld. Ihr Profil und ihre Struktur sind wesentlich geprägt durch das Zusammenspiel des Wissenschaftsbetriebs mit mehreren Bachelor- und Masterstudiengängen sowie den verschiedenen fakultätseigenen Bereichen einschließlich Werkstätten, Gärtnerei, Tierpflege und EDV-Abteilung.
Der*Die Stelleninhaber*in wird drei Arbeitsgruppen im Bereich Ökologie (Chemische Ökologie, Biodiversität und Ökosystem-Renaturierung sowie Theoretische Biologie) administrativ verstärken. Es handelt sich dabei um internationale und diverse Teams mit vielen spannenden Aufgaben. Die drei Arbeitsgruppen arbeiten in Forschung und Lehre eng zusammen.

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere
- Erledigung der Korrespondenz
- Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung
- Betreuung der Webseite der jeweiligen Arbeitsgruppe
- Bibliotheks- und Literaturarbeiten
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Beschaffungsangelegenheiten
- Unterstützende Arbeiten für die Studien- und Prüfungsverwaltung

Übergreifende Finanzplanung für Haushalts- und Drittmittel (35 %)
- Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben
- Laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel
- Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben
- Mithilfe bei der Erstellung von (Drittmittel-)Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten

Fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)

Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet
Vollzeit

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
flexible Arbeitszeiten
30 Tage Urlaub
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
sehr gute Kenntnisse in der Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
sehr hohe Organisationsfähigkeit
Eigeninitiative und Engagement
ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
Bereitschaft, in der lernenden Organisation "Universität" kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken

Das wünschen wir uns

Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (SAP)
Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen)

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 25.06.2025

Kontakt
Nils Strüber
0521 106-4756
nils.strueber@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Fakultät für Biologie
Nils Strüber
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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