Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech25472

Start: nächstmöglich
Vollzeit
Vergütung nach E7 TV-L
unbefristet

Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studien- und Forschungsangebot unter den Fakultäten der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams ist in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft eine Stelle als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für bis zu vier Professor*innen und für deren zentralen Belange zuständig, die durch hohe Internationalität, Interkulturalität und Austausch geprägt sind.

Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:

selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen

Die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben erfolgt zu 50 % in englischer Sprache.

Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:

Ermittlung von Finanzbedarfen
Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten

Vergütung nach E7 TV-L
unbefristet
Vollzeit

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
sicherer Arbeitsplatz
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
30 Tage Urlaub und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement)
alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
nachgewiesene Kenntnisse in der englischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
sehr gute Kommunikationsfähigkeit
Flexibilität
Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten

Das wünschen wir uns

Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
SAP-Kenntnisse

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 11.12.2025

Kontakt
Melissa Schubert
melissa.schubert@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft
Melissa Schubert
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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