In der Fakultät für Physik ist die folgende Position zu besetzen:
Die Fakultät für Physik umfasst von Teilchenphysik, über angewandter Medizinphysik, Materialwissenschaften und der Physik des Lichtes bis hin zu Betrachtungen des Universums als Ganzes, ein sehr breites Forschungsfeld. Wir sind eine dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 20 Forschungsgruppen und 180 Mitarbeiter*innen. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.
An der Fakultät für Physik wird ein*e Mitarbeiter*in für das Sekretariat der international agierenden Arbeitsgruppe von Prof. Dr. Armin Gölzhäuser gesucht. Die Arbeitssprache in der Arbeitsgruppe ist Englisch. Sie unterstützen insbesondere den Arbeitsgruppenleiter und sind für die Abwicklung der allgemeinen Büroprozesse im Sekretariat verantwortlich. Das Sekretariat ist die zentrale Anlaufstelle der Arbeitsgruppe.
- Vielfältige allgemeine Sekretariatsaufgaben (50 %), insbesondere:
- Erledigung der Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten
- Terminmanagement
- Vorbereitung und Koordination von nationalen und internationalen Dienstreisen innerhalb der Arbeitsgruppe
- Veranstaltungsvorbereitung und Organisation
- Betreuung der Homepage und weiterer elektronischer Verzeichnisse wie eKVV, PEVZ, ForschungsDatenbank (Aktualisierung, Pflege, Erweiterung)
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Beschaffungsangelegenheiten
- sekretariatsmäßige Abwicklung von Prüfungsangelegenheiten
- Bibliotheks- und Literaturarbeiten
- englischsprachige schriftliche und mündliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten (50 %)
- Vergütung nach E7 TV-L
- befristet auf 2 Jahre (§ 14 Abs. 2 TzBfG)
- Teilzeit 50 %
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- 30 Tage Urlaub und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
- Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
- abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Fremdsprachenassistent*in/Fremdsprachensekretär*in oder einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- nachgewiesene Kenntnisse in der englischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen
- Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
- ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
- strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)
- Erfahrung in der Hochschulverwaltung
- Erfahrung im Umgang mit Studierenden
- Erfahrung in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen)
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.
Bewerbungsfrist: 28.01.2026