Sachbearbeiter*in (m/w/d) Personalangelegenheiten

INTERNE AUSSCHREIBUNG

Im Dezernat Personal und Organisation, Personalservices, ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech25539

Start: 30.03.2026
Vollzeit
Vergütung nach E9a TV-L
befristet (mit Verlängerungsoption)

Die Personalservices innerhalb des Dezernates Personal und Organisation (P/O) unterstützen die Menschen, die an der Universität forschen, lehren sowie Aufgaben in Administration, Service und Technik erfüllen, durch eine serviceorientierte Beratung und Sachbearbeitung in allen personalrechtlichen Angelegenheiten. Derzeit ist eine Stelle als Personalsachbearbeiter*in für die Abteilung "Personalservices für Fakultäten und wissenschaftliche Einrichtungen" zu besetzen. In der Position der*des Personalsachbearbeiter*in werden Sie Mitglied eines derzeit 25-köpfigen Teams, das engagiert und sehr kollegial miteinander arbeitet. Innerhalb dieses Teams nehmen Sie an regelmäßigen Teambesprechungen teil. Im Rahmen Ihrer Aufgaben stehen Sie in engem Kontakt mit den Verwaltungsleitungen/Geschäftsführungen der Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen.

Die folgenden Tätigkeiten werden überwiegend selbstständig und eigenverantwortlich für die Personengruppen der Hilfskräfte, Lehrbeauftragten, Gastwissenschaftler*innen und Honorarkräfte, ggfs. auch der Tarifbeschäftigten, wahrgenommen:

Beantwortung und Beratung bei personalrechtlichen Anfragen, insbesondere der Beschäftigten und/oder der Kolleg*innen aus den Fakultäten und Einrichtungen (persönlich, telefonisch oder per E-Mail)
Abwicklung der Anträge von Personalmaßnahmen der Fakultäten und Einrichtungen, insbes. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Änderung der Arbeitszeit, Prüfung von Befristungen
administrative Abwicklung von personalrechtlichen Angelegenheiten wie z. B: Mutterschutz und Elternzeit, (Sonder-)Urlaub sowie Erstellung von Bescheinigungen
Arbeitsunfähigkeitsangelegenheiten
Bearbeitung von Lehraufträgen
Bearbeitung von Anträgen und Verträgen für Gastwissenschaftler*innen
Bearbeitung von Honorarvereinbarungen

Zu den o. g. Tätigkeiten gehört u. a. die rechtliche Prüfung anhand von Prüfvermerken, Personalaktenführung, Wiedervorlage, Pflege der Daten im Personalprogramm SAP-HCM, der Datenaustausch mit dem Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW, Erstellung von Arbeits- und Änderungsverträgen, Erstellung von Gremienvorlagen, Erstellung von Anschreiben u. ä. Schriftverkehr. Zudem besteht die Möglichkeit an aktuellen Projekten zur Prozessverbesserung und Digitalisierung aktiv mitzuwirken.

Vergütung nach E9a TV-L
befristet (mit Verlängerungsoption) zunächst für die Dauer des Mutterschutzes der Stelleninhaberin, längstens bis zum 06.07.2026 (eine Verlängerung für die anschließende Elternzeit von voraussichtlich 1,5 Jahren ist vorgesehen) (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG i. V. m. § 21 BEEG)
Vollzeit

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise in einem juristisch geprägten Verwaltungsberuf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Steuerfachangestellte*r, Justizfachangestellte*r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r, Sozialversicherungsfachangestellte*r)
alternativ: andere geeignete abgeschlossene Berufsausbildung bzw. Qualifikation im Verwaltungsbereich mit mind. erster juristisch geprägter Berufserfahrung
sehr gute soziale Kompetenzen, insbesondere Kommunikationsfähigkeit, Teamgeist und Kontaktfähigkeit
strukturierte, konzentrierte, sorgfältige und zügige Arbeitsweise
gute EDV-Kenntnisse (insbesondere MS-Office) sowie EDV-Affinität
Freude an den o. g. Themengebieten in einer öffentlichen Verwaltung
Freude am Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen

Das wünschen wir uns

Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
SAP-HCM-Kenntnisse
Erfahrungen in der Lohnabrechnung
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 04.03.2026

Kontakt
Christina Reichel
0521 106-67528
christina.reichel@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Dezernat Personal und Organisation
Laura Spilker
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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