INTERNE AUSSCHREIBUNG
Im Referat Forschung und Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Stelle zu besetzen: 
Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Promotions- und Habilitationsbüro
Kennziffer: Tech26045
- Start: nächstmöglich
- Vollzeit/Teilzeit
- Vergütung nach E9a TV-L
- unbefristet
An der Universität Bielefeld haben Sie die Chance, den Aufbau einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzugestalten.
Das Team des Referats Forschung & Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL unterstützt Forschende bei der Einwerbung und Durchführung von Forschungsprojekten, der Vernetzung und Kooperation sowie in ihrer wissenschaftlichen Karriereentwicklung.
Gesucht wird ein*e Sachbearbeiter*in für das Promotions- und Habilitationsbüro. Sie verstärken das Team, unterstützen bei der Administration der Habilitations-, Promotions- und APL-Verfahren und fungieren dabei auch als Anlauf- und Kontaktstelle für die verschiedenen Zielgruppen. Zudem unterstützen Sie im Team die Weiterentwicklung des Promotions- und Habilitationsbüros.
An der Schnittstelle zwischen Medizinischer Fakultät und den Kliniken des Universitätsklinikums OWL (UK OWL) sowie dem Herz- und Diabeteszentrum NRW (HDZ) erwartet Sie eine herausfordernde und spannende Tätigkeit in einem interdisziplinären Team mit offener und wertschätzender Gesprächskultur.
Das Team des Referats Forschung & Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL unterstützt Forschende bei der Einwerbung und Durchführung von Forschungsprojekten, der Vernetzung und Kooperation sowie in ihrer wissenschaftlichen Karriereentwicklung.
Gesucht wird ein*e Sachbearbeiter*in für das Promotions- und Habilitationsbüro. Sie verstärken das Team, unterstützen bei der Administration der Habilitations-, Promotions- und APL-Verfahren und fungieren dabei auch als Anlauf- und Kontaktstelle für die verschiedenen Zielgruppen. Zudem unterstützen Sie im Team die Weiterentwicklung des Promotions- und Habilitationsbüros.
An der Schnittstelle zwischen Medizinischer Fakultät und den Kliniken des Universitätsklinikums OWL (UK OWL) sowie dem Herz- und Diabeteszentrum NRW (HDZ) erwartet Sie eine herausfordernde und spannende Tätigkeit in einem interdisziplinären Team mit offener und wertschätzender Gesprächskultur.
Ihre Aufgaben
- Habilitations-, Promotions- und APL-Verfahren begleiten und verwaltungstechnisch abwickeln, dazu gehört:
- Kandidat*innen (Studierende, Promovierende, Habilitierende und Personen, die eine APL-Professur anstreben) in der Antragstellung und während der Verfahren beraten und unterstützen sowie Rückfragen der Zielgruppe beantworten
- Antragsunterlagen formal anhand der geltenden Regelwerke prüfen
- Sitzungsunterlagen vorbereiten und abstimmen
- Verfahren und Fristen überwachen
- mündliche Prüfungen planen und organisieren
- (Abschluss)dokumente erstellen und Unterschriftengänge koordinieren
- Akten führen
- Veranstaltungen organisieren und begleiten, z. B. Informationsveranstaltungen, Lehrveranstaltungen (Promotionsprogramm), Tagungen und Vorträge
- Administration im Promotions- und Habilitationsbüro unterstützen, dazu gehört:
- E-Mail-Postfach betreuen
- E-Mail-Verteiler pflegen
- Vorlagen und Dokumente erstellen
- Homepage bearbeiten und pflegen
- Statistiken pflegen
- Prozesse und Abläufe dokumentieren
Unser Angebot
- Vergütung nach E9a TV-L
- unbefristet
- Vollzeit/Teilzeit
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
- Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
Ihr Profil
Das erwarten wir
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann) mit mindestens einjähriger Berufserfahrung
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
- hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Organisationsgeschick und Einsatzfreude
- gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- Englischkenntnisse
- sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office)
- Gender- und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
- mehrjährige Berufserfahrung
- Erfahrung in der Hochschulverwaltung
- Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabenfeld
- Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs
- Kenntnisse im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.
Bewerbungsfrist: 04.03.2026
Kontakt
Sabine Beiderwieden
0521 106-86501
sabine.beiderwieden@uni-bielefeld.de
Anschrift
Universität Bielefeld
Medizinische Fakultät OWL
Ramona Hanke
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld
Sabine Beiderwieden
0521 106-86501
sabine.beiderwieden@uni-bielefeld.de
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Universität Bielefeld
Medizinische Fakultät OWL
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Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.
Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.
Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit
vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.
